Contexto: el sistema actual para recibir retroalimentación desde los docentes al finalizar la asignatura que imparten no permite que los equipos de gestión académica puedan analizar y gestionar de forma eficiente la información recibida, la cual es clave para identificar necesidades y aplicar los ajustes y mejoras que correspondan en cada asignatura.

Con el fin de desarrollar una solución a esta problemática se forma un equipo de trabajo compuesto por representantes de distintos equipos académicos, tales como: áreas académicas, asesores de diseño curricular e instruccional, representantes del área de docencia y aprendizaje, asesores pedagógicos, directores académicos y docentes de distintas sedes.

Una vez que el equipo de trabajo realizó la etapa DESCUBRE utilizando una o más de las herramientas disponibles, el proceso continúa con la definición clara y concisa del desafío al cual se enfrentan.

1. Definir el problema a resolver: La retroalimentación que entregan los docentes sobre las asignaturas no puede ser analizada ni gestionada de forma adecuada por los equipos de gestión y áreas académicas, lo que limita la identificación de necesidades y la implementación de mejoras.
2. Enmarcar el desafío: ¿Cómo podríamos mejorar el sistema de retroalimentación existente para que permita a las áreas académicas gestionar y analizar la información de manera efectiva y aplicar mejoras en las asignaturas?
3. Definir el objetivo:  Desarrollar un sistema o herramienta de retroalimentación que mantenga la facilidad de uso para los docentes, pero que también facilite a las áreas académicas analizar y gestionar la información de manera efectiva, proporcionando datos relevantes para la toma de decisiones y la mejora de las asignaturas.
4. Considerar el contexto: dada la cantidad de sedes, carreras y asignaturas impartidas, es necesario garantizar que la retroalimentación pueda ser analizada y gestionada de manera uniforme y oportuna en todas las áreas académicas. Además, como la retroalimentación docente puede ser heterogénea, se deben establecer mecanismos que aseguren la robustez y confiabilidad de la información.
5. Identificar posibles soluciones: módulos de análisis de datos centralizados, reportes personalizados y automatizados, optimización de la interfaz, capacitación y soporte para las áreas académicas, sistema de comunicación que informe regularmente a los docentes sobre las mejoras implementadas gracias a su retroalimentación, reforzando su participación y motivación en todo el proceso.
6. Ajustar pregunta inicial: ¿Cómo podríamos optimizar el sistema de retroalimentación existente para que las áreas académicas gestionen y analicen efectivamente la información, apliquen mejoras en las asignaturas y garanticen que los docentes conozcan y valoren el impacto de su retroalimentación, considerando la diversidad de opiniones, asignaturas y sedes?